微软的Office恐怕是大家平时使用最多的一款软件了。不过，由于它的运行必须依赖于单机，所以在实际工作过程中还是会有很多的不便。但是，正所谓有需求便会有市场。现在，已经有不少厂商看中了这个商机，并相继开发出了在线式Office，期望通过方便快捷的因特网，来弥补掉以往单机版软件的种种弊端。

一、 在线式Office基本功能速览

　　注：由于每款在线式Office在基本功能上都比较类似，所以本文仅以Google Docs为例向大家做以简要介绍。

　　1. 文件的建立与上传

　　既然是在线办公产品嘛，自然要有完善的文档管理功能。值得称赞的是，今天所介绍的几款产品，都支持使用文件列表方式管理文档，每次登陆后，会直接进入列表页面，使用起来非常方便。而且，它们的文件建立方式也很灵活，既可以直接建立一份新文档，也可以将硬盘上已有的文件上传之后二次编辑，如图1所示。

图1 Google Docs & Spreadsheets的初始界面

　　2. 文档的编辑

　　除了基本的文件管理功能之外，在线式Office的编辑功能也是相当齐全的。一般来说，它们的界面会分为“工具栏”和“菜单栏”两部分。而无论是相对简单的字体、字号，还是稍显复杂的项目编号、样式图片 ……，几乎所有的常用命令都可以在工具栏上找到。甚至，一些在线式Office还具备了拼写检查功能，这对于经常编辑英文文档的朋友还是相当有用的，如图2所示。

图2 编辑界面

　　小提示：虽然，目前的在线式Office产品，大都可以正常地显示中文，但一般无法让用户修改中文字体。同时，拼写检查功能也基本上仅对英文内容有效。

　　3. 文档的保存与输出

　　在这些在线式Office产品中，不仅可以方便地将文件保存为Word / Excel、PDF、网页等等格式。甚至还能通过电子邮件将其发送出去，至于文档打印则更不在话下，丝毫不会逊色于普通的单机版软件。

二、 流行在线式Office特色功能纵览

　　就像饭店要有一两手“招牌菜”一样，这些在线式Office也都拥有自己的拿手好戏。下面，笔者将以市场上最流行的三款在线式Office为例，向大家做以简要介绍。

　　1. Google Docs ＆ Spreadsheets

　　在线式Office 小档案 ——

　　作为全球最大的一家搜索引擎公司，似乎Google有足够的理由和微软平起平坐。因此，它的在线式Office产品也格外受到大家的关注。而Google的拿手绝活就是能够让多人同时编辑一篇文档。

　　在Google Docs中，要想要与别人一同编辑文档，就要首先向这些用户发送一份“邀请”。具体操作很简单，只要在编辑窗口的菜单栏中点击“Collaborate”标签，将被邀请人的电子邮件地址填写进去，再点击“Invite these people”按钮发出邮件即可。只是需要注意的是，如果希望被邀请人能够拥有全部编辑权限，就要将他的地址填写到collaborators一栏，而如果只是想让他拥有最简单的浏览权限的话，就只要将地址填写到“Viewers”一栏中就可以了，如图3所示。

图3 邀请他人共同编辑、浏览文档

　　小提示：建议大家在实际操作时，尽量使用国外的邮件服务商，如Yahoo、Hotmail等，以便能够更快地收到邮件。

　　邮件发出后，被邀请人便能收到这份邀请。而“邀请”的内容很简单，只有一份网址链接，将这个链接粘贴到浏览器之中后，用户便能打开这份文件了。而此时，在双方的编辑窗口下，都能看到编辑该文档的所有用户。同时，Google服务器也会每隔几秒钟就同步一次文档，保证出现在每位编订人员屏幕上的内容都是最新的，如图4所示。

图4 共同编辑文档的用户提示